Til de saksforberedende møtene vil gjerne den sakkyndige få et kort mandat som angitt i standardmandatet fra vedlegg 8 (side 41) i Nasjonal Veileder i foreldretvister, som lyder:
«Ditt mandat vil være å bidra til opplysning av barnets situasjon, avklare hva partene midlertidig eller endelig bør kunne bli enige om slik at en eventuell løsning blir til barnets beste, medvirke ved eventuell mekling mellom partene, samt å bidra til avklaring av hvordan saken best kan behandles videre. (Retten ønsker også dine innspill til hvordan barnets rett til å bli informert og hørt best kan ivaretas.)
Det er ønskelig at du gjennomfører en samtale med hver av partene (og/ eller barnet) før rettsmøtet, og at et kort notat om dette, hvis mulig, sendes retten og prosessfullmektigene senest xx.yy.20xx».
Sakkyndig skal etter barneloven § 61 nr. 1 «ha samtalar med foreldra og barna og gjere undersøkingar for å klarleggje tilhøva i saka, med mindre foreldra set seg i mot dette». Ofte lager den sakkyndige korte notater til de saksforberedende møtene, som beskriver de samtalene som den sakkyndige har hatt med partene og barna, og eventuelt andre undersøkelser som er gjort. Det skal opplyses om hvilke undersøkelser eller samtaler som er foretatt, og tid og sted for undersøkelsene. Hvis barnet skal høres, vil barnets mening tas med i disse kortere notatene.
Det spesielle med sakkyndiges rolle ved utredning av saken etter barneloven § 61 nr. 1, er at den sakkyndige har en meklerrolle, der det viktigste formålet med prosessen er å dempe foreldrekonflikten og å få til en avtale mellom partene. Den sakkyndiges rolle som både mekler og utreder i forbindelse med faktainnhenting er beskrevet slik i rundskrivet Q-2004-15 side 26 og 27:
«Enten den sakkyndige oppnevnes etter en meklings-/forhandlings- eller utredningsbasert modell, påhviler det vedkommende et selvstendig fagetisk ansvar for å gi informasjon til partene om sin rolle, taushets- og opplysningsplikt, mandatet og de konsekvenser arbeidet kan få. Den sakkyndige antas også å ha et selvstendig ansvar for ikke å medvirke til løsninger som framkommer som følge av urimelig press på en eller begge parter eller på barnet.
Den sakkyndiges arbeid for å innhente opplysninger etter § 61 første ledd nr. 1 tredje punktum kan dreie seg om gjennomgang av dokumenter, samtaler med partene, observasjoner av barnet i hente/bringesituasjonen eller sammen med partene, samtaler med barnet, funksjonskartlegging eller innhenting av informasjon fra andre, eventuelt deler av dette. Det vises også til framstillingen foran under punkt 2.3.5. Et oppdrag om å gjøre undersøkelser for å klarlegge forholdene i saken etter § 61 nr. 1 tredje punktum bør ikke bli for omfattende.
Med utgangspunkt i et begrenset forarbeid, vil den sakkyndige ofte ha et bedre grunnlag for å anbefale videre metodevalg og/eller bidra i forhandlinger, enn når bare stevning, tilsvar, og eventuelt korte innledningsforedrag og partsforklaringene er grunnlaget».
De sakkyndige notatene etter barneloven § 61 nr. 1 brukes som grunnlag for diskusjonene og forhandlingene under de saksforberedende møtene, og forbereder retten og partene i forkant på hva den sakkyndige har sett, hørt og for øvrig funnet i sine undersøkelser.
Notatene til den sakkyndige etter barneloven § 61 nr. 1 er gjerne korte notater på 1-5 sider, som først og fremst er beskrivende, uten at det legges opp til så mange vurderinger. En full utredning etter barneloven § 61 nr. 3 er gjerne på 20-35 sider, og omfatter både faktabeskrivelser, men også den sakkyndiges vurderinger av omsorgsevne, barnets sårbarhet og om barnet er aldersadekvat, risikomomenter i saken, vurdering av fremtidig prognose ved bosted og gjerne vurderinger/anbefalinger på bosted og samværets omfang.
Den sakkyndiges hovedoppgaver i utredningen av notater etter barneloven § 61 nr. 1 er beskrevet slik i rundskrivet Q-2004-15 side 13 og 14:
«Etter § 61 nr. 1 siste punktum skal retten – etter at partene har gitt det samtykke som er forutsatt – fastsette hva den sakkyndige skal gjøre.
(…)
Etter § 61 første ledd nr. 1 tredje punktum kan retten be den sakkyndige ha samtaler med foreldrene og barna og gjøre undersøkelser for å klarlegge forholdene i saken. Slike undersøkelser kan for eksempel være samtaler med personale ved barnehage, skole eller lignende, så fremt partene samtykker til det. Dersom retten benytter dette alternativet, antar departementet at det i en del tilfeller kan være hensiktsmessig å be om en kortfattet skriftlig erklæring. Dette kan både ha rettsikkerhetsmessige fordeler og være en besparelse ressursmessig og kostnadsmessig dersom det viser seg at saken ikke løses i minnelighet. Dersom slik erklæring avgis, antar departementet at dokumentet kan benyttes som bevis i saken på linje med tradisjonelle sakkyndige erklæringer.
Det kan også tenkes situasjoner hvor det underveis i prosessen viser seg at hensynet til beskyttelse av barnet tilsier at det utarbeides et skriftlig dokument, se også punkt 3.2 fjerde avsnitt».
Som regel lages det ett kort notat til hvert møte, og det er retten som ber om hvilke undersøkelser som skal gjøres i henhold til ovennevnte mandat, men partene kan be retten om at den sakkyndige skal ha særlige samtaler og undersøkelser. Eksempelvis kan den sakkyndige bes om å ta kontakt med skole, barnehage, BUP, barnevernstjenesten, fastlege mv., eller å sette seg inn i dokumentene fra slike komparenter.
Retten må da vurdere om de undersøkelser partene ønsker, hører inn under en full utredning etter barneloven § 61 nr. 3, eller om undersøkelsene ligger innenfor oppgaven å «klarleggje tilhøva i saka» under saksforberedelsen etter barneloven § 61 nr. 1.
Det er alltid en avveining hvor mange samtaler og andre undersøkelser som skal foretas. Som nevnt vil det skje en full utredning etter barneloven § 61 nr. 3, dersom saken går over til hovedforhandling, og det vil kunne oppfattes som konfliktskapende og bidra til tidlig posisjonering i saken, dersom saken på et tidlig stadium skal utredes mer grundig og mer likt enn full utredning etter barneloven § 61 nr. 3. Samtidig vil en grundig utredning på et tidlig stadium i saken kunne bidra med viktig opplysning av saken, og hjelpe til med å trygge partene på at et forlik er fornuftig og veloverveid.
Hvor raskt det første sakkyndige møtet berammes, den sakkyndiges kapasitet opp mot møtet og behovet av et notat til det første møtet vil kunne være av betydning for om det lages et notat til de saksforberedende møtene etter barneloven § 61 nr. 1.
I de fleste saker har man gjerne et notat fra den sakkyndige til det første møtet, og særlig hvis noen av barna i saken skal høres og dersom det er begjært midlertidig avgjørelse mv.
Sakkyndig er under de saksforberedende møtene først og fremst oppnevnt i en meklerrolle, og skal søke å redusere foreldrekonflikten, og motivere partene til å se at en avtale vil være til barnets beste. Når sakkyndig skal mekle, kan sakkyndig ikke ta parti og dermed heller ikke gå for langt i å fremføre argumenter som sammenfaller med den ene sidens syn. Et sakkyndig notat etter barneloven § 61 nr. 1 vil derfor være mest mulig deskriptivt (beskrivende), og ikke gå for langt i å vurdere hva som bør bli en bestemt løsning i barnefordelingstvisten, før saken er fullt utredet og bevisene er hørt i en hovedforhandling. Dersom den sakkyndige blir for vurderende og går i retning av å anbefale eller antyde hva som bør bli løsningen, vil den sakkyndige kunne bli kjent inhabil.
Imidlertid er også realitetsorientering (at foreldrene forstår alvorligheten og konsekvensen av konflikten for barnet og barnets behov for kontakt med begge foreldre) et viktig virkemiddel for å få foreldrene til å inngå avtaler. De sakkyndige notatene vil derfor kunne være viktige for å kunne få foreldrene til å forstå situasjonen, og bør motivere dem til å inngå et forlik gjennom økt forståelse av konflikten og barnets situasjon og behov sett utenfra. Særlig når de sakkyndige notatene kommer 2-3 dager før det saksforberedende møtet, får partene mulighet til å forstå mer av barnets behov, hva den sakkyndige muligens kan tenke om saken og dermed forstå egen rettsstilling bedre. Balansen mellom å si nok om den sakkyndiges inntrykk til å kunne få foreldrene til å forstå (realitetsorientere) behovet for en løsning og plikten til å bli i meklerrollen og ikke være for konkret eller vurderende, er vanskelig for de sakkyndige.
I notatene vil slik realitetsorientering skje gjennom generelle anbefalinger om hva som er viktig i barnefordelingssaker. Vanlige vurderinger fra de sakkyndige er ofte viktigheten av å dempe foreldrekonflikten og skjerme barna fra denne, og at barn vanligvis har behov for kontakt med begge foreldre. Disse vurderingene er uproblematiske, idet de ikke sier noe om hvilken løsning som bør velges, men sier noe om hva som vil være viktig for barnet uansett løsning som velges.
Det er også vanlig å gi beskrivelser av foreldresamarbeidet, problemer med overleveringer av samvær, involvering av barn i foreldrekonflikten, annen families involvering i foreldrekonflikten. Sakkyndig kan i den forbindelse si noe om hva ved situasjonene som er uheldig for barnet, og litt om hvordan barna opplever situasjonene. Notatene beskriver som regel hva slags samvær som har vært den siste tiden, og om hva som skjedde dersom samværet har blitt stanset mv.
Ved vold, mistanke om seksuelle overgrep, rus som ikke erkjennes mv., vil de sakkyndige være varsomme med å konkludere om hva som har skjedd i de sakkyndige notatene eller fremsette risikovurderinger. Den sakkyndige vil som oftest beskrive partenes ulike beskrivelser av hva som har skjedd, og hva barnet sier. I slike alvorlige saker vil man imidlertid som oftest gå rett til hovedforhandling etter stevning og tilsvar, eller etter det første saksforberedende møtet.
Sakkyndig kan også i notatene gi enkelte vurderinger av barnets reaksjoner på inngåtte prøveordninger, fungering i skole og barnehage og observert samspill i senere saksforberedende møter, uten at det skal føre til inhabilisering. Sakkyndig kan dessuten i notatene beskrive en del om barnets perspektiv og hvilke særlige behov akkurat dette barnet har for ro og foreldrekontakt, uten at det nødvendigvis vil føre til inhabilisering.
En annen måte å realitetsorientere foreldrene på uten å inhabilisere seg, er å løfte frem enkelte momenter som er viktige for barnet, uten å si noe om hvordan momentene vektlegges. Eksempelvis å beskrive nærmere om at barnet har en spesiell relasjon til en venn eller til besteforeldrene mv. som er viktige for barnet, hvilket vil kunne være et signal om at dette faktiske momentet vil kunne være et viktig moment i barnets beste-vurderingen, dersom saken går til hovedforhandling. En annen måte er å beskrive samspill som særlig godt, eller barnets mening som spesielt reflektert og modent mv. Så det går ofte an å «lese mellom linjene» på hva den sakkyndige foreløpige tenker, selv om den sakkyndige ikke har lov til å komme med konkrete vurderinger og anbefalinger i forhold til barnefordelingen i notatene etter barneloven § 61 nr. 1.
Ved det første saksforberedende møtet vil notatet gjerne beskrive barnets situasjon, foreldrekonflikten, barnets mening vil muligens gis og aktuelle nylige hendelser av viktighet vil ofte beskrives. Foreldrenes fulle samlivshistorikk og hendelsene rundt samlivsbruddet vil i begrenset grad beskrives, men det kan stå beskrevet noen korte ord.
Dersom det berammes flere saksforberedende møter, vil senere notater ofte ha fokus på evaluering av den midlertidige avtalen som er blitt inngått under det forrige saksforberedende møtet etter barneloven § 61 nr. 7, eller eventuelt en midlertidig avgjørelse mv. Under de saksforberedende møtene kan også den sakkyndige gis i oppdrag å snakke med komparenter som barnevernstjenesten, skole, barnehage osv. Dersom det er avtalt eller bestemt spesielle tiltak som rustesting, tilsyn eller hjelpetiltak som foreldreveiledning mv., vil den sakkyndige også nevne dem i notatet og si noe om hvordan tiltakene har vært fulgt opp av partene.
I senere saksforberedende møter (og noen ganger før det første) vil den sakkyndige også ha foretatt observasjonssamvær med observasjoner av samspill, og vil da kunne gi en del informasjon om barnets tilknytning til foreldrene, foreldrenes evner til samspill og regulering, som kan brukes til å trygge eller opplyse. Hvis det plutselig tilkommer viktig informasjon i saken eller det skjer en plutselig utvikling, vil den sakkyndige kunne komme med et tilleggsnotat underveis i prosessen.
Det som får størst betydning for den sakkyndiges vurderinger ved en eventuell hovedforhandling, er gjerne beskrivelsen av samspillet med barna under observasjonssamvær, og høring av barn som skal høres. Samspillet vil som nevnt i artiklene om samværskompetanse og foreldreegenskaper, være viktig for å fastsette om det er god emosjonell omsorgsevne, trygg tilknytning og om foreldrene klarer å strukturere hverdagen for barna på en ok måte. Som følge av at det ikke skal gis konkrete anbefalinger på barnefordelingen som følge av habiliteten til den sakkyndige, vil det i begrenset grad være normative vurderinger.
Likevel vil hva som beskrives og hva som fremheves som nevnt kunne si en del om hva den sakkyndige foreløpig tenker om saken. Man vil også kunne finne formuleringer på at «den sakkyndige har ikke sett bekymringsfull atferd» eller at «barnet responderte godt» osv., som i og for seg vil kunne få stor betydning for hva løsningen vil bli i saken. Det er da viktig å få presisert at det som beskrives er det som den sakkyndige ser der og da, og ikke noe som gir uttrykk for en generell beskrivelse av de faktiske forhold og samspillet og dynamikken ellers. Beskrivelsen av samspillet og barnets mening ved høring av barnet, vil gjerne også vektlegges av ny sakkyndig ved sakkyndigbytte. Beskrivelsen av samspill og barnets mening som innhentes under saksforberedelsen etter barneloven § 61 nr. 1, vil derfor ofte også vektlegges når det skal gis råd og anbefalinger etter barneloven § 61 nr. 3.